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El nivel de efectividad de un tribunal es directamente proporcional al valor percibido de sus ciudadanos en función del cumplimiento de su propósito y razón de ser. Podemos ver evidentes síntomas de una operación ineficiente de un tribunal cuando:
Sus usuarios tienen que esperar largas horas para ser atendidos, las audiencias programadas no comienzan a tiempo y además son constantemente diferidas o canceladas por falta de previsión de elementos básicos, los términos y plazos procesales no se cumplen, el personal del juzgado no tiene claridad de lo que debe de hacer, la confusión de actividades hace patente altos niveles de desorden, la falta de planeación se manifiesta en absurda burocracia, la capacidad de respuesta del tribunal se vuelve lenta y compleja, no se tiene evidencia de la efectividad operativa del juzgado porque no hay cómo medirlo, no se cuenta con información objetiva para la toma de decisiones, trabajar con altos niveles de estrés operativo son la regla cotidiana, los niveles de desintegración del tribunal con los operadores son evidentes, se pierden expedientes, promociones, videograbaciones y notificaciones, se tiene la percepción de que se necesitan más recursos de todo tipo.
Todos los síntomas anteriores nos otorgan la certeza de que existe un problema en la gestión del tribunal que afecta directamente la efectividad de la justicia.
En la nueva realidad social que vivimos las organizaciones de justicia enfrentan grandes retos, ya que la demanda de los servicios judiciales crece exponencialmente tanto en cantidad como en diversidad lo cual detona una problemática compleja que exige elevados recursos presupuestales, humanos, materiales y de tiempo, hecho que es desproporcional a la capacidad de respuesta de las instituciones de administración y procuración de justicia.
En México durante la última década se han realizado profundas reformas a sus sistemas de justicia civil y penal para tratar de responder con la rapidez y efectividad reclamadas por los ciudadanos, abandonado modelos escritos por modelos orales; situación que ha impuesto a las instituciones de justicia enormes retos organizacionales de alto nivel de complejidad para diseñar, implementar y operar exitosamente los cambios estructurales.
La complejidad que afrontan los tribunales para poder cumplir las expectativas de los justiciables tiene al menos dos factores comunes que resultan simples de identificar: el desorden operativo y la improvisación constante, los cuales lejos de ser temas jurisdiccionales son de gestión operativa. Es así que los problemas que con mayor frecuencia se encuentran en el trabajo de los centros de justicia son:
Recursos limitados
Métodos de trabajo ineficientes
Selección y capacitación de funcionarios no acordes a sus perfiles operativos
Falta de capacitación operativa, calidad y servicio
Confusión y duplicidad de actividades de los funcionarios
Esquemas administrativos de baja efectividad
Uso de métodos organizacionales del sistema tradicional que no responden a las nuevas necesidades de las demandas de justicia
Uso inadecuado de sistemas informáticos
Falta de consistencia en las funciones y actividades operativas del centro de justicia
Baja productividad operativa
Todos los problemas anteriores provocan altos costos de operación de audiencias y causas, así como ineficiencia que compromete la efectividad de la justicia.
Es necesaria una transformación organizacional
Ante la complejidad que reta a las instituciones de justicia es indispensable su transformación organizacional para lograr una operación efectiva y eficiente de los tribunales, fundamentada en la generación de valor al justiciable.
Esto es posible mediante la correcta diferenciación y potencialización de las actividades administrativas de las jurisdiccionales, así como la acertada selección, dimensionamiento y aplicación de tecnología útil.
MAURICIO ONTIVEROS
Es un estratega en Administración Judicial que trabaja con innovadora tecnología organizacional para la gestión de los tribunales que, al mejorar su eficacia operativa y potencializar sus recursos presupuestales, humanos, materiales y de tiempo, genera las condiciones idóneas para la impartición de una justicia efectiva con enfoque al ciudadano.
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